以結果為導向的時間管理

http://ntuh.mc.ntu.edu.tw/orth/huangsc/time.htm 以結果為導向的時間管理 臺北醫院院長 黃世傑 一個人之所以成功，時間管理是非常重要的關鍵因素，如果我們想要成功， 就必須讓我們的時間管理做得更好，要把時間管理好，最重要的就是做好以 結果為導向的目標管理。以下為時間管理的要點。 一、時間管理心理學 (一)心理建設：要把時間管理好，基本上要先作自我心理建設。 （1）慾望：您要有把事情做好、時間管理好的強烈慾望； （2）決定：決定達成作好時間管理的目標； （3）操練：時間管理是一種技巧，觀念與行為有一段差距，必須經常 地去演練，才能養成良好的習慣； （4）決心：下定決心持續學習，直到能運用自如。 (二)時間 = 金錢 = 生活：甚至於時間 > 金錢，即時間比金錢還重要。 若時間管理好，才能夠達到自我理想，建立自我形象，進一步提升自我價值。 每個人應把自己當成一個時間管理的門外漢，而努力不斷地學習。若能每天 節省2小時，一週就至少能節省10小時，一年節省500小時，則生產力就能提 高25%以上。每一個人皆擁有一天24小時，而成功的人單位時間之生產力則明 顯的較一般人高。 (三)成就感：引起動機的關鍵就是成就感。要成就一件事情，一定要以目標 為導向，才會把事情做好，把握「現在」，專注在「今天」，每一分每一秒 都要好好把握。一位領導人物，有二個關鍵，第一就是工作表現，要有能力 去完成工作，而非只強調其努力與否而已，第二是重視結果，凡事一定要以 結果為導向，做出成果來。時間管理好，能讓人更滿足、更快樂、賺取更多 的財富、自我價值亦更高。 二、策略性的目標設定 (一)立定標竿、全力以赴：譬如射標，一定要有一個靶，才會射中標的。 同樣地，人生若沒有目標，只會任由環境影響，而非自己影響環境。根據耶 魯大學研究，只有3% 的學生為自己訂下目標，而其他的學生則沒有。經過長 時間的研究指出，當初有訂下目標的3%學生，其成就遠超過其餘97%學生的總 和。 (二)一般人不願為自己設定目標的三個原因： （1）恐懼：怕萬一達不到怎麼辦？會有失敗感； （2）無此意願：為何要設定目標，每天過得好好的就可以了； （3）誤將行動當成就：每天忙來忙去，好像很有成就感。其實行動不等於 成就，有結果才算有成就，所以一定要設定成就目標。 (三)目標設定原則： （1）目標要具體，例如「我想要升教授、當主任、得到碩士學位」等； （2）目標必須是可衡量的； （3）目標是可能實現的； （4）目標是切合實際的； （5）一定要設定時間表。 (四)耶魯大學的目標設定七個步驟： （1）先擬出您期望達到的目標； （2）列出好處：您達到這目標有什麼好處?譬如您有一個目標想買房子，列出買 房子對您有那些好處； （3）列出可能的障礙點：您要達到此目標之障礙，可能是錢不夠、能力不夠等， 一一列舉； （4）列出所需資訊：思索需要那些知識、協助、訓練等； （5）列出尋求支持的對象：一般而言，很難靠自己一個人即能達到目標，所 以應將尋求支持的對象亦一併列出； （6）訂定行動計畫：一定要有一個行動計畫； （7）訂定達成目標的期限。 (五)立定標竿的四個步驟： （1）消除恐懼：不要擔心失敗，立定目標是必須的； （2）認同每個人一定要有「目標」這個想法； （3）完成耶魯大學七步驟； （4）堅持目標：若不堅持，任由挫折、打擊所擺佈因而放棄，則永遠達不到預定 的目標。一位希望追求成功的人須能堅持、決不放棄，才會成功地達到目標， 例如愛迪生不斷地嘗試及堅持，終於達成目標。 (六)目標管理：一個人需要在三方面設定目標： （1）個人和家庭：這是您生活的誘因； （2）職業生涯和財務目標：這是您的方法； （3）個人發展和專業發展：這是您的成果。 (七)目標設定的步驟： （1）寫下目標：通常用想的還是不夠，一定要寫下您的目標，才能加深印象，進 入我們的潛意識； （2）設定優先順序：目標可能有很多，一定要排定其優先順序； （3）擬定計畫：依據目標之優先順序擬定計畫； （4）對計畫設定優先等級和先後順序； （5）排定時程表； （6）確實做、馬上做。 (八)策略性的目標設定： （1）您需要有六個月、一年、三年、五年、十年以及一生的目標：甚至於想好將 來自己的墓碑上要刻那些字，這是一生的目標； （2）除掉障礙； （3）尋求合作； （4）充實知識； （5）決定關鍵步驟； （6）人類因夢想而偉大：作偉大的夢、並使它們實現； （7）每天早上重寫一遍您的目標 ，每天晚上審查這些目標：每天如此做，這樣才 會進到我們的潛意識。 三、設定優先次序 （1）每個人每天都有非常多的事情要做，為有效時間管理一定要設定其優先次序； 會設定優先次序是快速晉昇職位者的人格特質； （2）根據柏拉度80 / 20 定律：在日常工作中，有20%之事情可決定80%的成果； （3）目標須與人生、事業之價值觀相互符合：如此才不致浪費力氣； （4）發展專長，從事高價值的活動：無益身心之低價值活動，會腐蝕我們的精力 與精神儘量不要去做； （5）要設定優先順序，將事情依緊急、不緊急以及重要、不重要分為四大類，一 般人每天習慣於應付很多緊急且重要的事，但接下來會去做一些看來緊急其實 不太重要的事，整天不知在忙什麼。其實最重要的是要去做重要但是看起來不 緊急的事，例如讀書、進修等，若您不優先去做，則您人生遠大的目標將不易 達成。 設定優先次序，可將事情區分為五類： A = 必須做的事情； B = 應該做的事情； C = 量力而為的事情； D =可以委託別人去做的事情； E =應該刪除的工作。 最好大部份的時間都在做A類及B類的事。 時間應如何運用才最有價值?一個重要的觀念是要做對及重要的事情，而不是把事情 做對！一般人的習慣是不管所做的事情是否正確，只知一味的去做，這樣是不對的。 惟有努力去做「對」的事情才會有高產能，要有勇敢的特質，拒絕不重要的事，來 者不拒是不好的。 　 忘掉過去種種，而努力未來。專注於目前有什麼機會上，努力去把握，要有時間的遠 景。真正的成功本身是一種態度，亦即要有成功的意念、慾望、決心，每天要有足夠 的時間來做重要的事。 四、規劃與組織 (一)保持整潔能夠提昇我們的自我價值、自我形象以及自我尊嚴。 例如將桌面保持 整潔、做完事立即歸檔、做事只經手一次，經手五、六次才完成就很浪費時間， 儘可能一次就把它做完，凡事若能預作準備，則才能有效地掌握時間。 (二)文件處理流程： （1）投擲：將不用的資料丟掉； （2）轉手：將資料轉交給別人去做； （3）行動：重要的事情一定要馬上去做； （4）歸檔：有使用價值且重要者才歸檔，根據統計約80%-90%的歸檔資料是不會 再去用它。若在五分鐘之內無法找到所要的檔案，就是不好的檔案系統， 所以一段時間要整理檔案並將不需要的檔案丟掉。 (三)成功的關鍵： （1）有毅力、耐心的持續工作，直到完成； （2）做完工作，給自己適度的報酬與獎勵； （3）花1分鐘時間規劃，可節省4分鐘的執行時間； （4）有組織的檔案系統； （5）重視規劃：善於利用內在及外在的巔峰時刻：內在巔峰時刻是指利用自己 精神最好的時刻來做重要的事情；外在巔峰時刻是指與別人接洽時要掌握 別人最有空的時段； （6）列出工作清單； （7）善用百分之三十定律：一般人完成工作所需要的時間通常會超出您所預定 時間的30%以上； （8）善加規劃能減輕壓力； （9）練習會導致完美； （10）不要製造藉口，要妥訂計畫將工作完成。 五、提高生產力 （1）一般人只用50%的能力工作；一分耕耘一分收穫，牢記播種與收割定律； （2）養成環境及桌面整潔的習慣；專注工作的焦點，專心工作； （3）用一整段的時間工作，找出至少30分鐘或1小時不會被打擾的時間，來做重要 的事； （4）要有堅忍的毅力，一氣呵成；一次處理完成，才不會浪費時間； （5）工作中斷時，要有“ 回去工作 ”的驅動力； （6）要有完成工作、結束工作的強制力：不要每件事都只作一半而無結果； （7）維持高生產力的肢體語言：坐正挺胸，做出很有精神的樣子，如此生產力自 然會提高； （8）集中能力於自己的優點上，發揮自己的專長； （9）設定完成工作的期限； （10）達成對別人的承諾。 六、有效的專案管理 （一）當在工作上和時間管理上愈來愈有績效時，可能會被指派更多的工作，有效的 專案管理（組織和執行能力）將是成功的關鍵，其內容包括 (1)多重的工作計畫：若您越能做多重的工作計畫，即代表您的能力越強； (2)規畫和組織：事先一定要有很好的規畫及組織； (3)定義理想的結果：譬如您希望屆時會有署長、處長等人之蒞臨及熱鬧場面等 的理想成果； (4)設定完成期限：任何事情一定要設定一個期限來完成它； (5)列出完整的工作清單； (6)判定限制的步驟：看看那些事情會影響結果，想辦法解決； (7)多重工作計畫的管理可依循序法或併行法進行； (8)指派和授權：事情實在太多，不可能自己一個人完全承擔，有些事情一定要 指派給別人； (9)檢核：當事情指派給別人時，一定要記得做檢核的動作，檢視對方是否有依 照自己的理想去做； (10)風險預估和替代方案：要評估風險，若失敗的話是否有其它方案可以替代。 （二）墨非定律： (1) 凡是可能出錯的都會出錯； (2) 每次出錯的時候， 總是在最不可能出錯的地方； (3) 不論您估算多少時間，計畫的完成都會超出期限； (4) 不論您估算多少的開銷，計畫的花費都會超出預算； (5) 您做任何事情之前，都必須先做一些準備的工作。 （三）崔西定律： (1) 任何工作的困難度與其執行步驟的數目平方成正比：例如完成一件 工作有3個執行步驟，則此工作的困難度是9，而完成另一工作有5個 執行步驟，則此工作的困難度是25，所以必須要簡化工作流程； (2) 簡化工作是所有成功主管的共同特質，工作愈簡化，愈不會出問題。 七、消除時間殺手 所謂時間殺手就是浪費時間的事情，如： (1) 電話干擾：一般人在接電話後習慣聊天一陣子，這樣很浪費時間； (2) 開會:不重要的會儘量不要召開，開會一定要準時開始及結束，要好好地計 劃，才不會浪費時間； (3) 不速之客：臨時有人敲門拜訪，一閒聊就花掉數十分鐘，所以儘量花費數分 鐘即結束； (4) 救火：即總是在做應急的事情； (5) 拖延的習慣； (6) 猶豫不決； (7) 過度承諾； (8) 個人組織能力不佳； (9) 缺乏目標； (10) 缺乏優先等級； (11) 缺乏完成期限； (12) 授權能力不佳； (13) 權力或責任界定不清； (13) 權力或責任界定不清； (14) 缺乏所需資源。 八、克服拖延的習慣 (1) 要有良好的組織； (2) 由重要的事情開始著手工作； (3) 建立一個報酬時間表； (4) 培養緊急的意識； (5) 以快節奏工作； (6) 一旦開始，不要停止； (7) 訂出一段特定的時間工作； (8) 從最糟的事情開始； (9) 詳細的計劃； (10) 不可找藉口； (11) 設定截止期限。 九、授權與溝通 (1) 工作時間中有75% 的時間是花在與人溝通上； (2) 在世界上最浪費時間的，就是不良的人際關係； (3) 在職業生活中您是否成功，百分之84決定於您如何有效地與別人溝通； (4) 每一次溝通的破裂，都發生於意見表達不明確； (5) 不良授權是浪費時間的主要因素； (6) 您與上司的溝通，要弄清楚您要去溝通什麼 ? (7) 要使自己成為解決方法導向的人； (8) 要將可能交辦出去的工作授權出來； (9) 要教導您的部屬，如何做您所交辦的工作； (10) 要向外界爭取資源協助您。 十、時間管理哲學 (1) 培養個人的時間管理哲學； (2) 要有遠大的眼光； (3) 要有延後滿足的能力； (4) 培養個人的特質，在行動中自我操練； (5) 學習微視，以每分鐘來衡量時間； (6) 學習如何說 “ 不 ”； (7) 要記住時間等於金錢； (8) 要以每小時的工資為基礎，來衡量每一件您被期待去做的事； (9) 完成較高價值的工作； (10) 時間管理是一生的技巧； (11) 以榜樣去引導您的部屬； (12) 平衡與適度：放輕鬆、要休假和運動； (13) 確定您的目標與價值一致； (14) 定期健康檢查； (15) 吃清淡的食物； -------------------------------------- ※ [本文轉錄自 Polka-Mazur 看板] ※ [本文轉錄自 pcgirl 看板] ※ [本文轉錄自 Skytrekker 看板] ※ [本文轉錄自 CaFeMiLk 看板] 感謝排版上色的朋友.. -- ※ 發信站: 批踢踢實業坊(ptt.cc)